1. OBJET
Le présent énoncé découle notamment de l’obligation du Centre de services scolaire des Trois-Lacs (ci-après le « CSSTL »), prévue à l’article 63.4 de la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels (ci-après la « LAI »), de publier sur son site Web une politique de confidentialité rédigée en termes simples et claires lorsqu’il recueille des renseignements personnels par un moyen technologique. Il s’appuie également sur le Règlement sur les politiques de confidentialité des organismes publics recueillant des renseignements personnels par un moyen technologique (ci-après le « Règlement »).
Le présent énoncé s’inscrit à l’intérieur des autres encadrements applicables au CSSTL qui peuvent être consultés sur son site Web, à la page Règlements et politiques.
Le présent énoncé s’applique à tout renseignement personnel recueilli par un moyen technologique par le CSSTL. Dans le cas où le moyen technologique renvoie à un site Web ou un moyen technologique d’un autre organisme, la politique de confidentialité de ce site ou autre moyen technologique s’applique et il faut alors s’y référer.
2. LES MOYENS TECHNOLOGIQUES PAR LESQUELS LE CSSTL RECUEILLE DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
2.1. Renseignements personnels recueillis automatiquement sur le site Web du CSSTL (les fichiers témoins cookies)
Lorsque l’utilisateur accède au site Web du CSSTL, certaines informations sont recueillies automatiquement, à savoir:
- le nom de domaine du fournisseur Internet;
- l’adresse IP (nombre ou numéro automatiquement assigné à l’ordinateur du visiteur par le fournisseur d’accès Internet aux fins de la navigation sur le Web);
- le type de navigateur (Explorer, Google, Firefox, etc.);
- le système d’exploitation que le visiteur utilise (Windows, MAC OS, etc.);
- la date et l’heure auxquelles le visiteur accède au site;
- les pages consultées et la durée de ces consultations;
- l’adresse du site d’origine si le visiteur accède à notre site à partir d’un autre.
Ce transfert d’informations découle des exigences technologiques inhérentes à la navigation sur le Web et est utilisé à des fins statistiques (exemples : compilation du nombre de visiteurs et l’identification des pages les plus consultées sur le site Web de l’organisation).
Aucun fichier témoins cookies n’est placé de façon permanente sur le disque dur du visiteur.
À tout moment, il est possible d’activer et de désactiver l’utilisation des fichiers témoins en modifiant les préférences dans les paramètres du navigateur utilisé. Cela peut toutefois priver l’utilisateur de certaines fonctionnalités avancées des pages sur le site du CSSTL.
Seuls les membres du personnel concernés des services administratifs et des établissements du CSSTL auront accès à ces informations.
2.2. Renseignements personnels recueillis automatiquement sur les sites Web des établissements (les fichiers témoins cookies)
Lorsque l’utilisateur accède au site Web des établissements, certaines informations sont recueillies automatiquement, à savoir:
- le nom de domaine du fournisseur Internet;
- l’adresse IP (nombre ou numéro automatiquement assigné à l’ordinateur du visiteur par le fournisseur d’accès Internet aux fins de la navigation sur le Web);
- le type de navigateur (Explorer, Google, Firefox, etc.);
- le système d’exploitation que le visiteur utilise (Windows, MAC OS, etc.);
- la date et l’heure auxquelles le visiteur accède au site;
- les pages consultées et la durée de ces consultations;
- l’adresse du site d’origine si le visiteur accède à notre site à partir d’un autre.
Ce transfert d’informations découle des exigences technologiques inhérentes à la navigation sur le Web et est utilisé à des fins statistiques (exemples : compilation du nombre de visiteurs et l’identification des pages les plus consultées sur le site Web de l’organisation).
Aucun fichier témoins cookies n’est placé de façon permanente sur le disque dur du visiteur.
À tout moment, il est possible d’activer et de désactiver l’utilisation des fichiers témoins en modifiant les préférences dans les paramètres du navigateur utilisé. Cela peut toutefois priver l’utilisateur de certaines fonctionnalités avancées des pages sur le site Web de l’établissement visé.
Les membres du personnel concernés des services administratifs et des établissements du CSSTL auront accès à ces informations. Des employés de firmes externes en services Web pourront également avoir accès à ces informations dans le but de fournir les services nécessaires au bon fonctionnement des sites.
2.3. Renseignements personnels transmis volontairement par l’utilisateur
Dans le cas où l’utilisateur communique volontairement des renseignements personnels ou autrement confidentiels à l’aide d’un formulaire transmissible en ligne, seules les informations requises pour donner suite à la demande de l’utilisateur ou pour répondre au message de celui-ci seront collectées et utilisées.
Seuls les membres du personnel du CSSTL concernés par cette collecte de renseignements personnels y auront accès.
2.4. Renseignements personnels recueillis par des applications mobiles
Description de l’application :
Le CSSTL peut utiliser des applications mobiles pour informer les élèves et les parents lors de situations d’urgence (fermeture d’école, tempêtes, etc.).
Description des renseignements recueillis :
Les seuls renseignements qui sont recueillis sont ceux nécessaires pour transmettre les différentes alertes aux personnes qui se sont inscrites à l’application.
Les fins pour lesquelles les renseignements sont utilisés :
Ces renseignements ne sont utilisés à aucune autre fin que de transmettre les alertes en fonction des préférences choisies par l’utilisateur.
Les catégories de personnes qui ont accès aux renseignements personnels :
Les seules personnes qui ont accès à ces renseignements sont les membres du personnel du Service des technologies de l’information qui gèrent l’application.
3. MESURES PRISES POUR ASSURER LA CONFIDENTIALITÉ ET LA SÉCURITÉ DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
Le CSSTL s’engage à assurer la protection des renseignements personnels qui lui sont confiés, et ce, conformément à ses obligations et à la Directive relative aux règles encadrant la gouvernance du Centre de services scolaire à l’égard des renseignements personnels.
Les renseignements personnels sont conservés pour la durée nécessaire à la réalisation des activités du CSSTL et conformément aux dispositions législatives applicables.
À cette fin, le CSSTL met en place des mesures de sécurité permettant d’assurer adéquatement la confidentialité des renseignements personnels qu’il recueille, tels que des logiciels informatiques ou des procédures strictes pour accéder à ces renseignements ainsi que des mesures de contrôle et de vérification.
Le CSSTL dispose également d’une Directive sur les rôles et responsabilités en cas d’incident de confidentialité dont le but est de limiter les conséquences liées à un tel incident. Le CSSTL s’assure également de détruire les renseignements personnels de façon sécuritaire afin que soit assurée la confidentialité des informations.
Tous les membres du personnel du CSSTL sont tenus de respecter la confidentialité des renseignements personnels qui sont recueillis.
4. DROIT D’ACCÈS ET DE RECTIFICATION
Tout utilisateur peut demander d’accéder aux renseignements personnels qui le concernent et qui sont détenus par le CSSTL, et ce, en conformité avec les dispositions de la LAI. Il peut également demander la rectification d’un renseignement personnel le concernant lorsque celui-ci est inexact, incomplet ou équivoque ou lorsque la collecte, la communication ou la conservation de ces renseignements personnels ne sont pas autorisées par la loi.
Cette demande doit être adressée par écrit au responsable de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels :
Me Marie-Claude Barrette
400, avenue Saint-Charles
Vaudreuil-Dorion (Québec) J7V 6B1
514-477-7000
secgen@csstl.gouv.qc.ca
5. PROCESSUS DE PLAINTE
La personne responsable de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels est également responsable de veiller au respect de cet énoncé, conformément à la Directive relative aux règles encadrant la gouvernance du Centre de services scolaire à l’égard des renseignements personnels.
Pour formuler une plainte au sujet du non-respect de cet énoncé, la demande doit être adressée par écrit au responsable de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels :
Me Marie-Claude Barrette
400, avenue Saint-Charles
Vaudreuil-Dorion (Québec) J7V 6B1
514-477-7000
secgen@csstl.gouv.qc.ca
6. INFORMATION RELATIVE AU PRÉSENT ÉNONCÉ
Pour toute question relative au présent énoncé, le visiteur peut s’adresser à la personne responsable en consultant la section Nous joindre ou communiquer avec elle en utilisant les informations suivantes :
Me Marie-Claude Barrette
400, avenue Saint-Charles
Vaudreuil-Dorion (Québec) J7V 6B1
514-477-7000
secgen@csstl.gouv.qc.ca
7. MODIFICATION DE L’ÉNONCÉ
Le CSSTL peut modifier le présent énoncé de confidentialité en tout temps et à sa seule discrétion en publiant un avis de modification sur son site Web. Les modifications ne peuvent généralement entrer en vigueur avant l’expiration d’un délai de 15 jours suivant la date de la publication de l’avis. L’avis doit indiquer l’objet général des modifications apportées à l’énoncé de confidentialité, lesquelles doivent être précisées dans une section dédiée à cet énoncé sur le site Web et indiquer la date de l’entrée en vigueur des modifications.
Les utilisateurs sont ainsi priés de consulter régulièrement le site Web du CSSTL et le présent énoncé pour vérifier si une modification y a été apportée.
Tout utilisateur est réputé avoir lu, accepté et reconnu la validité de cet énoncé. Les utilisateurs sont réputés en avoir accepté les modifications s’ils continuent à utiliser les sites ou participer aux activités du CSSTL après l’entrée en vigueur des modifications.
8. ENTRÉE EN VIGUEUR OU DE MISE À JOUR
Conformément au Règlement, le présent énoncé relatif à la confidentialité a fait l’objet d’une consultation auprès du comité sur l’accès à l’information et à la protection des renseignements personnels le 21 juin 2024. Le présent énoncé relatif à la confidentialité a été adopté par la Direction générale le 4 juillet 2024 et entre en vigueur le même jour.